AD | FWNK nog ouderwets – functievermenging financiën

Fundashon Wega di Number Kòrsou (FWNK)  - toezichthouder loterijen Curacao

FWNK nog ouderwets – functievermenging financiën

Willemstad – Uit een vorig jaar gehouden onderzoek is gebleken dat de interne en externe beheersing bij Fundashon Wega di Number Kòrsou (FWNK) niet in voldoende mate gewaarborgd is.

Vooral de financiële administratie, die nog veelal handmatig gebeurt, laat veel te wensen over. De nodige inzet van moderne middelen via automatisering is tot nu toe uitgebleven. Maar ook de controle op bijvoorbeeld illegaliteit is in het verouderde systeem een onmogelijke opgave.

Dit blijkt uit de vorig jaar gehouden quickscan die uitgevoerd is in opdracht van het huidige bestuur van de stichting door Accountantskantoor H.G.M. Jourdain bv. In het rapport wordt opgesomd:

,,De handmatige processen, het niet zelf kunnen uitgeven van vergunningen, het niet zelf kunnen innen van vergunningsrechten en het gebrek aan bevoegdheden om controles te kunnen doen bij de rifero’s, verhogen de risico’s voor een efficiënte en effectieve interne beheersing. Binnen FWNK wordt op beperkte schaal gebruik gemaakt van automatisering. Het merendeel van de (controle)activiteiten vindt handmatig plaats.”

Ook constateert de accountant een niet juiste of onvolledige verantwoording van baten en lasten in de financiële verantwoording. Gesteld wordt:

,,Er vindt een handmatige vastlegging van de dagelijkse opbrengsten van de rifero’s (dit zijn de loterijverkopers, red.) plaats. Deze handmatige vastlegging is arbeidsintensief en foutgevoelig. Het vaststellen van de juistheid en volledigheid wordt bovendien bemoeilijkt door het feit dat de rifero’s niet alle doorslagen van alle bonboeken terugsturen. Verder blijkt dat de administratief medewerkers niet in staat zijn om dagelijks alle ontvangen doorslagen van de bonboeken te tellen.”

Meestal vinden tellingen van nog voorgaande maanden plaats waarbij de telling zich enkel richt op de ontvangen doorslagen, waarbij geen vergelijking gemaakt wordt met een vastgestelde voortelling.

,,Met andere woorden er vindt geen natelling plaats van de door de vergunninghouders verrichte en vastgelegde tellingen”,

zo luidt de conclusie. Ook wordt geconstateerd dat er geen sluitende administratie wordt bijgehouden van de verkopen per vergunninghouder. Het handmatig werken levert nog meer risico’s op. Verwijzend naar een brand in 2002 staat in het rapport:

,,Aangezien de primaire processen binnen FWNK handmatig plaatsvinden wordt veel gebruik gemaakt van papier. De gevolgen van een eventuele catastrofe kunnen funest zijn voor FWNK.”

De omschrijving van de fysieke situatie binnen het gebouw van FWNK geeft inzicht in de schrijnende situatie:

,,Het gebouw is niet voorzien van beveiligingscamera’s. De server bevindt zich in een van de kamers van het gebouw en is op de grond geplaatst. Deze kamer wordt momenteel ook als opslagplaats voor binnengekomen doorslagen gebruikt. De kamer is niet op slot en is voor eenieder toegankelijk. De houten toegangsdeur tot de ruimte wordt met een sleutel op slot gedaan. De airco in de serverruimte is in opdracht van de voormalige directeur uitgezet om de elektriciteitskosten te drukken.”

In het rapport wordt vastgesteld dat er binnen FWNK geen cultuur aanwezig is die gericht is op risicobeheersing. Ook zijn de meeste aanbevelingen van de huisaccountant, de Stichting Overheidsaccountantsbureau (Soab) niet opgevolgd.

Functievermenging financiën

Naast het verouderde systeem wordt in de quickscan geconstateerd dat er bovendien sprake is van functievermenging binnen de financiële processen.

,,In de huidige structuur ressorteren de administratief medewerkers direct onder de directeur. Het risico bestaat dat de directeur niet voldoende aandacht kan besteden aan de meer strategische aangelegenheden. In de praktijk komt het bovendien voor dat de financieel administrateur zich bezighoudt met de dagelijkse aansturing van de medewerkers. Er is geen vastlegging van de autorisatieprocedures. Financiële verplichtingen en hun financiële impact worden niet stelselmatig bijgehouden en geanalyseerd.”

Gedurende de quickscan zijn functievermengingen geconstateerd binnen de financiële administratie. Zo is er een functievermenging tussen de registratie en het vaststellen van de soll-positie, dit is de uitgangspositie met betrekking tot de opbrengsten Extra Loterij en de verkoop van de Bonboeken en de verantwoording van de daadwerkelijke ontvangsten in het grootboek.

Ook is er een vermenging bij het beheren van zowel de kleine als grote kas en de berekening en vaststelling van de af te dragen commissiegelden aan vergunninghouders. Niet gescheiden zijn ook de registratie van de kasontvangsten uit hoofde van de dagelijkse bonverkopen en de stortingen bij de bank.

Verder lopen ook door elkaar de vaststelling van de bedragen voor de commissie die de vergunninghouder moet afdragen en het versturen van een afrekening naar de vergunninghouders. De accountant komt dan ook tot de conclusie:

,,De huidige financieel- administratief organisatorische procedures zijn niet toereikend om de controle-doelstellingen aangaande het kunnen waarborgen van de volledigheid van de opbrengsten en de juistheid en toelaatbaarheid van de kosten en uitgaven te waarborgen.”

Aanbevolen wordt dan ook aan om de administratie te herinrichten en effectief te maken om zo veel mogelijk te voorkomen dat fraude en ongeautoriseerde onttrekking van waarde en middelen aan de organisatie kunnen plaatsvinden. Want, zo wordt nogmaals geconstateerd:

,,De planning- en controlcyclus is niet functioneel. Er worden geen tussentijdse rapportages opgesteld die de directie en het bestuur inzicht kunnen verschaffen aangaande de prestaties, relevante ontwikkelingen en mogelijke risico’s die eventueel in een tijdig stadium afgedekt zouden moeten worden.”

De laatste rapportage is van het eerste halfjaar van 2011. De begroting over het jaar 2012 is nog niet opgesteld.

Bron: Antilliaans Dagblad

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *