Geen formele afspraken tussen overheid en SWC

SoabWILLEMSTAD — Uit de inventarisatie van overheidsaccountantsbureau Soab, van de door Stichting Wegenfonds Curaçao (SWC) gefinancierde materiele projecten die door het Uitvoeringsorgaan Openbare Werken (UOOW) zijn uitgevoerd, blijkt dat er geen formele richtlijnen ofwel afspraken tussen de overheid en SWC bestaan.

Advertentie

Zoals reeds eerder door de Amigoe gemeld, is er sprake van een gebrek aan transparantie met betrekking tot de gehanteerde procedures door SWC en UOOW, voorafgaande aan de gunning van projecten.
De overheidsaccountant baseert de bevindingen op een overzicht van projecten die tussen 10 oktober 2010 en 31 maart 2013 zijn uitgevoerd.
Het totale overzicht bestaat uit 178 werkorders – een project bestaat uit één of meerdere werkorders – die een totale omvang, in geldwaarde, van ruim 60 miljoen gulden hadden. Voorgenoemde blijkt uit het Soab-conceptrapport inzake de openbare aanbestedingen binnen de uitvoeringsorganisatie (OW), dat voor hoor en wederhoor naar de betrokken actoren is verstuurd. Het eindrapport is reeds klaar maar nog niet gepubliceerd.

“Er zijn geen formele afspraken tussen de overheid (het ministerie van Verkeer Vervoer en Ruimtelijke Planning – VVRP) en SWC inzake de naleving van de procedures voor het aangaan van financiële verplichtingen. In 2004 is voor de duur van drie jaar een beheersovereenkomst gesloten tussen SWC en de overheid waarbij de bepalingen van de Eilandsverordening Financieel Beheer ook van toepassing werden verklaard voor SWC. Deze overeenkomst is echter in 2007 vervallen, daarna werd geen nieuwe overeenkomst gesloten”

, aldus het concept-rapport.

‘Onduidelijkheid’
Uit diverse interviews met medewerkers van de beleidsorganisatie van het VVRP-ministerie, de OWdirecteur (Raymond Florentina die vanaf medio maart een toegangontzegging tot OW kreeg, red.) en het SWC-bestuur ‘blijkt dat er veel onduidelijkheid heerst inzake de verplichting van SWC om de aanbestedingsprocedures van het ministerie van Financiën te volgen’.
Volgens het SWC-bestuur is de stichting juridisch onafhankelijk en daarom niet verplicht om deze procedures na te leven.

“Men wijkt regelmatig van deze richtlijnen af en met name daar waar het gaat om aanbesteding van grote onderhoudsprojecten.
Indien er geen sprake is van formele procedures voor het aangaan van verplichtingen met betrekking tot projecten die door SWC worden gefinancierd, is het niet mogelijk om de rechtmatigheid van het aangaan van deze verplichtingen te beoordelen.
Hiervoor moet de toepasbaarheid van deze procedures nader onderzocht worden”

, aldus het concept-rapport.
Soab licht verder toe dat het doel van SWC is, conform artikel 2 van de statuten, het beheren van de financiële middelen ten behoeve van beheer, onderhoud en aanleg van de openbare wegen op Curaçao.
Volgens het bestuur van SWC houdt dit in een ‘verantwoordelijkheid voor de goedkeuring van projecten die door UOOW ter financiering worden voorgesteld’.

Niet te controleren’

“In de statuten van SWC wordt verder aangegeven dat de stichting haar doel zal trachten te bereiken door middel van het vaststellen van een door UOOW jaarlijks op te stellen plan en het controleren van de voortgang van de planuitvoering. Soab heeft geconstateerd dat er geen sprake is van een door UOOW formeel opgesteld jaarplan, waardoor het voor SWC ook niet mogelijk is de voortgang hiervan te controleren”

, aldus de overheidsaccountant.
Het Soab stelt dan ook dat ‘door een gebrek aan formeel beleid, een concreet onderhoudsplan, formele richtlijnen voor het aangaan van financiële verplichtingen en afspraken tussen SWC en de overheid’, het niet duidelijk is welke overwegingen door SWC worden gedaan en/of criteria SWC hanteert om projecten goed te keuren.

“Het SWC-bestuur maakt de opmerking dat ze in de praktijk slechts verantwoordelijk is voor het formeel plaatsen van een handtekening ter goedkeuring van de door OW voorgestelde projecten. De gunning van projecten valt volgens het bestuur onder de verantwoordelijkheid van de OW-directeur die het verzoek tot goedkeuring tekent. Het bestuur van SWC steunt derhalve op de overwegingen die zijn gedaan door OW”

, aldus het concept-rapport.

Archief ontbreekt
Uit diverse interviews van Soab blijkt dat projectdocumenten op drie verschillende plaatsen bewaard moeten worden, namelijk bij de projectleiders, de afdeling ondersteuning van UOOW en bij SWC.
Hierbij wordt opgemerkt dat er hieromtrent geen formele richtlijnen zijn ontvangen anders dan de richtlijn ‘AO-procedure archiveren financiële bescheiden’ die uitgegeven is door het ministerie van Financiën.

“Wij hebben geconstateerd dat SWC geen archief bijhoudt van de projecten die door SWC worden gefinancierd.
Het bestuur van SWC geeft aan dat ze de onderliggende stukken van de projecten die ze ontvangen, na behandeling weer retourneren aan OW. Het bestuur geeft tevens aan dat ze niet altijd alle bijbehorende stukken ontvangen. Uit ons interview blijkt echter dat ze daar ook niet naar vragen. Om projecten te beoordelen wordt namelijk vooral de informatie gebruikt die is opgenomen op de verzoekstukken van UOOW”

, aldus Soab.

Beheer projectdossiers
De overheidsaccountant stelt dat uit een interview met H. Basilio (de ‘rechterhand’ van de OW-directeur Florentina, red.), die als projectleider ‘verantwoordelijk is voor de meeste omvangrijke onderhoudsprojecten binnen OW’, blijkt dat hij ook geen projectdossiers bewaart.
Zoals reeds door de Amigoe gemeld, meent Soab dat er wegens het vervullen van een dubbele functie door Basilio, sprake is van ‘ongewenste functievermenging’.

“Alle onderliggende stukken stuurt de heer Basilio naar de afdeling ondersteuning van OW door. Voor wat betreft de financiële administratie van projecten kan vastgesteld worden dat deze volledig door OW wordt gevoerd.
SWC heeft hierdoor geen inzicht in de financiële uitputting en bewaking van de projecten die door SWC worden gefinancierd. Als gevolg van het bovenstaande hebben wij bij het uitvoeren van onze werkzaamheden geconstateerd dat een deugdelijk beheer van de projectdossiers – met alle belangrijke brondocumenten betreffende projecten – ontbreekt bij OW”

, aldus het conceptrapport.
Daarnaast is er volgens Soab, ook ‘geen sprake van een gedegen projectenadministratie waarin de voortgang van de uitvoering wordt vastgelegd, de werkelijke kosten met de begrote kosten worden vergeleken en de resultaten per project worden beoordeeld en bewaakt’.

Advertentie

To Top

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *